Η Αλεξάνδρεια Ζώνη Καινοτομίας Α.Ε. προτίθεται να προβεί στην ανάθεση υπηρεσιών οργάνωσης και διεξαγωγής εκδηλώσεων για το έτος 2019.
2. Οι τεχνικές προδιαγραφές – απαιτήσεις των υπό ανάθεση υπηρεσιών έχουν ως ακολούθως και περιλαμβάνουν:
1. Μετακινήσεις (Εισιτήρια, transfer)
Περιλαμβάνεται η διαδικασία προμήθειας, εκδόσεως και κρατήσεως (check – in) εισιτηρίων παντός τύπου μεταφορικού μέσου των συμμετεχόντων ομιλητών της εκδήλωσης, καθώς και η μετακίνησή τους για τις ανάγκες και ανάλογα με το πρόγραμμα της εκδήλωσης. Η προμήθεια των εισιτηρίων θα αφορά την οικονομική θέση, εκτός αν άλλως επιλέξει η αναθέτουσα αρχή. Στις υποχρεώσεις του αναδόχου περιλαμβάνεται και η έγκαιρη αποστολή των εισιτηρίων στην έδρα της αναθέτουσας αρχής, καθώς και η δυνατότητα ακυρώσεως των εισιτηρίων ή αλλαγής των δρομολογίων
2. Υπηρεσίες VIP
Περιλαμβάνεται η παροχή υπηρεσιών VIP καθ’ όλη τη διάρκεια των εκδηλώσεων (μετακινήσεις, διαμονή, σίτιση κλπ), εφόσον ζητηθούν από την αναθέτουσα αρχή.
3. Διαχείριση του συνόλου των ξενοδοχειακών υπηρεσιών της εκδήλωσης
Περιλαμβάνονται οι κρατήσεις δωματίων σε ξενοδοχεία επιλογής της αναθέτουσας αρχής και στις καλύτερες κατά το δυνατόν τιμές για τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση.
4. Hospitality Desk
Δημιουργία πλήρους ταξιδιωτικού φακέλου, δημιουργία κοινωνικού προγράμματος, εκδρομών, ξεναγήσεων, συντονισμός ομιλητών και διαχείριση των VIP, διοργάνωση Τελετής Έναρξης, διαχείριση πιστοποιητικών παρακολούθησης, οργάνωση και συντονισμός επισιτιστικών εκδηλώσεων (διαλείμματα καφέ, γεύματα, δείπνα), οργάνωση και συντονισμός κοινωνικών εκδηλώσεων (εκδρομές για συνοδούς μέλη, ξεναγήσεις), οργάνωση και συντονισμός ταξιδιωτικών υπηρεσιών, οργάνωση και συντονισμός μεταφραστικών υπηρεσιών, οργάνωση και συντονισμός του πολιτιστικού τμήματος της εκδήλωσης.
(Περιλαμβάνεται η υποδοχή και η προεγγραφή των συμμετεχόντων στην εκδήλωση, η παράδοση σ’ αυτούς ενημερωτικού υλικού της εκδήλωσης, η δημιουργία πλήρους ταξιδιωτικού φακέλου και η παράδοσή του στους συμμετέχοντες, η διοργάνωση της τελετής έναρξης, ο συντονισμός των ομιλητών και η διαχείριση των VIP, η διαρκής παρουσία ειδικευμένου προσωπικού στην αίθουσα της εκδήλωσης, για την ανάγκη παροχής και μεταφοράς ασυρμάτων μικροφώνων και ακουστικών, η μαγνητοφώνηση και βιντεοσκόπηση της εκδήλωσης, η φωτογραφική καταγραφή ης εκδήλωσης, η οργάνωση και ο συντονισμός των αναγκαίων επισιτιστικών εκδηλώσεων (διαλλείματα καφέ, γεύματα, δείπνα), η οργάνωση και προετοιμασία εκδρομών και ξεναγήσεων στο περιθώριο της εκδήλωσης, ο συντονισμός μεταφραστικών υπηρεσιών και διερμηνείας, η οργάνωση και συντονισμός πολιτιστικών αναγκών της εκδήλωσης).
Οι παραπάνω υπηρεσίες είναι ενδεικτικές και η αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα της επιλογής αποσπασματικά κάποιων από αυτές και όχι υποχρεωτικά όλων σαν σύνολο. Επιπλέον η αναθέτουσα αρχή διατηρεί το δικαίωμα της τελικής επιλογής των συνεργατών για την εκτέλεση των υπηρεσιών κατόπιν συμβουλευτικής υποστήριξης από τον ανάδοχο.
3. Κατόπιν τούτου καλείστε να υποβάλλετε την προσφορά σας στο Γραφείο 445 της Αλεξάνδρειας Ζώνης Καινοτομίας Α.Ε., Διοικητήριο, Αγίου Δημητρίου, Θεσσαλονίκη ή ηλεκτρονικά στο info@thessinnozone.gr Καταληκτική ημερομηνία υποβολής των προσφορών ορίζεται η 21/01/2019 και ώρα 14:30 μ.μ. Προσφορά που κατατίθεται εκπρόθεσμα δεν γίνεται δεκτή. Η προσφορά, πρέπει να είναι έγγραφη και υπογεγραμμένη από τον νόμιμο εκπρόσωπο του υποψηφίου ανάδοχου.
Παρακαλούμε για την αναφορά της αμοιβής σας για την παροχή των υπηρεσιών κάθε εκδήλωσης, ως ποσοστό επί της αξίας του προϋπολογισμού της κάθε εκδήλωσης.
Στον φάκελο προσφοράς υποχρεωτικά πρέπει να συμπεριληφθούν:
Α) Απόσπασμα ποινικού μητρώου, από το οποίο να αποδεικνύεται ότι δεν υφίσταται εις βάρος του τελεσίδικη καταδικαστική απόφαση για έναν από τους λόγους που περιγράφονται στην παρ. 1 του άρθρου 73 του ν. 4412/2016.
Υπόχρεοι στην προσκόμιση του ως άνω αποσπάσματος ποινικού μητρώου είναι:
– Φυσικά πρόσωπα
– Διαχειριστές Ε.Π.Ε., ΙΚΕ, Ο.Ε. και Ε.Ε.
– Διευθύνων Σύμβουλος και όλα τα μέλη του Δ.Σ. της Α.Ε.
– Σε κάθε άλλη περίπτωση νομικού προσώπου, οι διαχειριστές και νόμιμοι εκπρόσωποί του.
Β) Πιστοποιητικό φορολογικής ενημερότητας.
Γ) Πιστοποιητικό ασφαλιστικής ενημερότητας.
Δ) Απαραίτητα νομιμοποιητικά έγγραφα (καταστατικό, ΦΕΚ, ΓΕΜΗ κλπ), ώστε να προκύπτει ο διαχειριστής του νομικού προσώπου, τα μέλη του Δ.Σ. κλπ, όταν πρόκειται για νομικά πρόσωπα.
Ε) Υπεύθυνη Δήλωση ότι ο προσφέρων αναλαμβάνει να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις που περιγράφονται στην παρ. 2 της παρούσας.
Σε περίπτωση μη έγκαιρης προσκόμισης των απαραίτητων δικαιολογητικών Β-Ε, υπεύθυνη δήλωση προσκόμισής τους εντός 10 ημερών από την κατάθεση της προσφοράς
4. Κριτήριο ανάθεσης θα αποτελέσει η πλέον συμφέρουσα οικονομική προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας – τιμής.
